Порядок работы с документами, сданными на хранение в нотариальный архив НПРК
1. Настоящий Порядок работы с документами, сданными на хранение в нотариальный архив Нотариальной палаты Республики Карелия (далее - Порядок) разработан в соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2022 года № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (далее-Правила) и определяет основные положения по использованию документов о совершенных нотариальных действиях, переданных на хранение в нотариальный архив Нотариальной палаты Республики Карелия (далее - Архив).
Порядок регламентирует работу Архива по выдаче информации на основании документов, находящихся на хранении в Архиве, определяет порядок делопроизводства, связанного с исполнением запросов, их оплаты и особенностями оформления документов в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст).
2. Из Архива выдаются (представляются) следующие документы:
2.1 сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов);
2.2 архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;
2.3 архивная копия нотариального документа.
3. Информация (документы) из Архива предоставляется:
3.1 заявителям - лицам, обратившимся за совершением нотариальных действий самостоятельно или через представителя (права которого подтверждаются нотариально удостоверенной доверенностью на получение конкретного документа из Архива, и/или общей (генеральной) доверенностью. Перед выдачей документа из Архива доверенность представителя должна быть проверена через сайт Федеральной Нотариальной Палаты (далее - ФНП), в том числе лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы) в редакции от 29.12.2022;
3.2 по требованию суда, прокуратуры, органов следствия, в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами;
3.3 по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов;
3.4 по запросам органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в связи с государственной регистрацией;
3.5 по запросу органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции;
3.6 по запросу нотариусов, в связи с совершаемыми нотариальными действиями.
4. Выдача нотариальных документов из Архива, архивных справок осуществляется:
4.1 по письменным запросам заявителей (Приложение № 1) в частности:
- лиц, обратившихся самостоятельно или через представителя, выдаются сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа;
- лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, их представителей или правопреемников (в случае утраты документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи, нотариального свидетельства) выдается архивная копия утраченного документа;
- завещателя, наследников указанных в завещании, отказополучателей, исполнителей завещания выдается архивная копия нотариально удостоверенного завещания.
Архивная справка о завещании выдается только после смерти завещателя (данный факт подтверждается свидетельством о смерти завещателя) лицу, указанному в завещании его представителю или правопреемнику, может быть выдана также любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания.
- подтвердивших свое право собственности на соответствующие недвижимое имущество (выписка из ЕГРН, полученная не ранее, чем за 10 дней до обращения в Архив) выдается архивная копия договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником недвижимое имущество.
- сторонам запрашиваемого договора (выписка из ЕГРН не требуется).
Заявитель предоставляет запросы лично в Нотариальную палату Республики Карелия (далее - НПРК). При направлении запроса почтовым отправлением или посредствам электронной почты, подпись заявителя должна быть нотариально засвидетельствована. Нотариус вправе направить в НПРК заявление в форме электронного документа, а нотариус – член НПРК также вправе направлять электронный образ указанного заявления, подписанного УКЭП нотариуса, с последующим предоставлением оригинала в НПРК.
4.2 по письменным запросам нотариусов либо лица, временного замещающего нотариуса (Приложение № 2) с указанием причины (для совершения нотариального действия/принятия решения о необходимости возобновления наследственного дела) истребования информации из Архива, архивной справки, архивной копии, наследственного дела.
4.3 по письменным запросам лиц, указанных в подпунктах 3.2 - 3.5 пункта 3 Порядка, имеющих право на получение сведений о совершенных нотариальных действиях и нотариальных документов в соответствии с действующим законодательством, с указанием номера наследственного дела и (или) фамилии, имени, отчества (при наличии) наследодателя, даты его смерти, места открытия наследства (последнее место жительства наследодателя), а также сведений о ранее учтенном объекте недвижимости.
Указанные запросы должны быть оформлены на официальном бланке с указанием исходящего номера и даты, а также проставлением подписи должностного лица (запрос, направленный в электронной форме должен содержать УКЭП) и печати органа/организации.
Прием заявлений граждан и организаций, выдача документов из Архива осуществляется в помещении НПРК по адресу: Республика Карелия, г. Петрозаводск, наб. Варкауса, д. 29 корп.1, в среду и пятницу с 09-00 до 13-00.
5. Поступивший в НПРК запрос регистрируется в Журнале регистрации входящей корреспонденции и передается в Архив. Заведующий Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности) регистрирует запрос в электронном журнале обращений в Архив и принимает решение для их исполнения.
Сведения из Архива для лиц, указанных в подпункте 3.1 пункта 3 Порядка, выдаются на основании письменного распоряжения Заведующего Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности) в виде резолюции.
Сведения из Архива для лиц, указанных в подпунктах 3.2 - 3.6 пункта 3 Порядка, выдаются на основании письменного распоряжения Заведующего Архива (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности).
Резолюция проставляется на самом запросе, а при отсутствии места, на отдельном листе формата А 5.
Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивной справки, архивной копии нотариального документа из Архива регистрируется в электронном журнале обращений в Архив.
При выдаче или изъятии номенклатурных дел составляется заверенная карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения) (Приложение № 3). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в Архиве до минования надобности.
Не выдаются из Архива следующие документы:
- находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;
- не прошедшие технического оформления и описания;
- в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос и/или документы, подтверждающие личность наследника (правопреемника);
- не выдаются из Архива сведения о завещаниях и копии завещаний – при отсутствии документального подтверждения факта смерти завещателя.
Перед выдачей и при возвращении документов в Архив проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа.
Состояние документов, возвращаемых в Архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.
При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов Заведующий Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности)сообщает об этом Управляющему делами, составляется акт об отсутствии документа или дела (Приложение № 4) и отражает данный факт в карте-заместителе.
6. При истребовании документов, содержащих нотариальную тайну, их осмотре и изъятии (в ходе осмотра) должны соблюдаться предусмотренные Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации основания и особые условия их производства (получение судебного разрешения), с учетом информационного письма Следственного комитета Российской Федерации от 30.12.2014 № 211-51098-14 «О порядке получения сведений о совершенных нотариальных действиях в ходе проверки сообщения о преступлении».
7. Правила выдачи нотариальных документов из Архива архивных справок, архивных копий:
Ответы на запросы подписываются Заведующим Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности) и регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции.
При выдаче сведений о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), архивной справки, архивной копии заявитель расписывается в получении документов на сопроводительном письме, указывая ФИО, подпись, дату получения.
Суду, прокуратуре, следственным органам, судебным приставам-исполнителям ответ направляется почтой, электронной почтой, посредством системы ГАС «Правосудие».
Органам, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и органам, предоставляющим государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции почтой, электронной почтой.
Нотариус получает ответ в форме электронного документа, посредством служебного раздела сайта НПРК, подписанного УКЭП Заведующего Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности).
Срок исполнения запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.
Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги Архива.
Срок выдачи архивной справки, архивной копии, предоставления иной информации из Архива составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.
В отдельных случаях при затрудненном поиске в отсутствие точных данных по распоряжению Заведующего Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности)срок исполнения может быть продлен, но не более 30 календарных дней.
7.1 Размер платы за выдачу архивной справки, архивной копии нотариального документа утверждается решением Правления НПРК (Приложение № 5). При ошибочно уплаченной денежной сумме, она в полном объеме возвращается заявителю. При отказе в предоставлении информации из нотариального архива денежные средства, уплаченные за выдачу архивной справки, архивной копии нотариального документа заявителю не возвращаются.
При направлении лицам, указанным в пункте 3.1 Порядка почтовые расходы оплачивает заявитель согласно прейскуранту Почта России.
8. Правила выдачи номенклатурных дел из Архива:
Оконченное наследственное дело возобновляется при поступлении заявления (Приложение № 6) о выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного свидетельства о праве собственности пережившему супругу. Наследственное дело выдается нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в Архив. В случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом наследственное дело выдается нотариусу, определенному решением Правлением НПРК.
Наследственное дело может быть предварительно направлено нотариусу в электронном виде посредством служебного раздела сайта НПРК, подписанном УКЭП Заведующего Архива (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности), для принятия решения о целесообразности его возобновления.
Нотариус возобновляет наследственное дело на основании полученного ранее скан образа наследственного дела. Оригинал наследственного дела нотариус получает при личном обращении в НПРК, при этом дата получения дел из Архива должна быть согласована нотариусом с заведующим архива заблаговременно.
В случае выдачи из Архива наследственного дела для возобновления производство по нему такое дело незамедлительно подлежит передаче в архив после окончания производства по наследственному делу.
Наследственное дело, выданное нотариусу для возобновления, в опись наследственных дел нотариуса, возобновившего наследственное дело не вносится.
Иные номенклатурные дела выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в основании письменного распоряжения Заведующего Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности).
При выдаче наследственного дела и его возврате, а также при выдаче или изъятии номенклатурных дел составляется заверенная карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения) (Приложение № 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в Архиве до минования надобности.
Выдача дел (документов) для временного пользования вносится в Книгу учета выдачи дел (Приложение № 8). В случае изъятия подлинных документов из дел, дел постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) срока хранения производится с обязательным оставлением запроса с указанием причины выдачи подлинников. В сопроводительном письме (ответ на запрос) делается отметка «По миновании надобности просим вернуть подлинники документов в Архив. После возвращения дел (документов) в Книге учета выдачи дел делается отметка о возврате.
9. Правила оформления документов.
9.1 Архивная справка оформляется на бланке НПРК с обозначением названия "Архивная справка", подписывается Заведующим Архива (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности)и заверяется печатью НПРК. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.
При выдаче справки для лиц, указанных в подпунктах 3.2-3.5 пункта 3 Порядкав правом верхнем углу первого листа документа (сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации проставляетсягриф ограничения доступа к документу.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит следующая ограничительная надпись: «Конфиденциально (содержит нотариальную тайну)».
В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.
В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью НПРК.
Архивная справка в электронной форме, подготовленная в соответствии с пунктами 27, 28 Правил, направляется (предоставляется) заявителю по указанному им адресу электронной почты.
9.2 Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме.
Архивная копия на бумажном носителе подписывается Заведующим Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности) с проставлением печати НПРК, а изготовленная в электронной форме архивная копия подписывается УКЭП указанного лица.
Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) Заведующим Архивом (в его отсутствие – лицом, исполняющим его обязанности) способом, указанным заявителем в запросе.
Архивная копия в электронной форме, подготовленная в соответствии с пунктами 27, 28 Правил, направляется (предоставляется) заявителю по указанному им адресу электронной почты.